En quoi l’utilisation d’un logiciel planning est avantageux pour vous ? Quels sont les bénéfices que vous pouvez tirer de l’utilisation d’un bon logiciel de planification ? Dans cet article de blog, nous allons nous concentrer sur des avantages clés de l’utilisation d’un outil de planification. L’échec ou le succès de l’outil dépendra également de votre degré d’organisation. Commençons sans plus attendre !
1. Gain de temps
La plupart des gens effectuent la planification sur une feuille de calcul. C’est très bien si vous n’avez qu’une petite équipe de travail, disons cinq personnes, et un planning qui ne fluctue pas trop souvent. Cependant, à plus grande échelle, avec des plannings qui changent constamment, les planificateurs ont tendance à passer beaucoup de temps à mettre à jour le planning, en particulier pour gagner en visibilité et à des fins de communication.
Les chefs de projet aiment visualiser les plannings par projet. Ils suivent généralement les projets dans des feuilles de calcul distinctes afin de visualiser le calendrier du projet et les ressources disponibles. Il faut du temps aux planificateurs et aux chefs de projet pour synchroniser ces feuilles de calcul, sans parler du temps nécessaire à l’élaboration de tous les rapports dont vous pourriez avoir besoin pour, par exemple, comparer le budget aux heures réellement passées. Un bon logiciel planning permet de gagner du temps, en particulier pour les planificateurs et les chefs de projet.
2. Des projets plus rationnels
En matière de planification de projets, la planification des ressources est généralement le talon d’Achille. Si vous n’avez pas les bonnes personnes à bord au bon moment, vos efforts de planification de projet s’écrouleront comme un château de cartes. Dans une organisation multiprojets, la planification du personnel est encore plus importante. Les employés entrent et sortent des projets. Lors de la planification des employés, un mauvais timing peut avoir un effet domino, entraînant des retards dans plusieurs projets.
Un outil de planification peut vous aider à cet égard. La plupart des outils de planification vous permettent de rechercher des employés appropriés sur la base des compétences requises, et ils vous donnent également la possibilité de jumeler des personnes, par exemple un mentor et un étudiant. Cela vous aide à former des équipes efficaces et à planifier les projets de manière plus efficace. En substance, cela vous aide à rationaliser les projets.
3. Augmentation de la productivité
Par productivité accrue, nous entendons les cas où le même groupe d’employés peut effectuer plus de travail dans le même laps de temps. Cela peut être très avantageux pour les prestataires de services qui facturent leurs clients à l’heure. Plus le nombre d’heures facturables est élevé, plus les ventes et les bénéfices augmentent. Cela leur permet par ailleurs de quantifier facilement les choses en termes d’argent.
Vous pouvez effectuer une analyse du temps que les gens passent à être improductifs. Le temps improductif peut inclure tout ce qui est temps d’arrêt entre les activités et les projets, ainsi que le temps consacré à d’autres tâches internes subalternes. Sur la base de cette analyse, vous pourriez alors chercher des moyens de réduire ces temps morts par une meilleure planification.
