Lorsque vous gérez un centre de formation, vous vous retrouvez face à de nombreux challenges qu’il s’agit de relever un par un. Vous pourriez vite vous retrouver dépassé par toutes les tâches à accomplir et toutes les choses auxquelles vous devez penser au quotidien. Heureusement, des outils existent et peuvent vous aider à gagner du temps et à pouvoir vous consacrer pleinement à d’autres missions en automatisant certaines tâches. Voici un petit tour d’horizon de ce que vous pourriez déléguer à un logiciel spécialisé.
Gérer le côté administratif
Un logiciel spécialisé pour votre centre de formation vous aidera à compléter et à envoyer dans les temps tous les documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement de votre structure. En conformité avec les dernières lois et certifications, le logiciel vous fournira une assistance dédiée et détaillée pour tout le volet administratif, ainsi, vous serez en règle constamment sans même avoir à y penser ou si peu. Il comporte des fiches de présence complète, des supports de cours et est compatible avec les nouvelles règles Qualiopi. Vous pouvez ajouter des informations libres sur certains documents, mais aussi signer les conventions PDF de manière électronique pour gagner un temps précieux. Le logiciel vous aide également à établir un bilan annuel financier et pédagogique et prend en compte les changements intervenus au niveau du modèle CERFA 10443. Si vous trouviez jusque-là les tâches administratives rébarbatives, ou si vous aviez peur de ne pas vous en sortir, pas de panique avec ce logiciel qui vous accompagne et vous aide à rester en conformité avec la loi et à remplir chaque document indispensable pour votre centre de formation.
Gérer les stagiaires et les formateurs
Les organismes de formation ont aussi besoin de pouvoir gérer le plus facilement possible les stagiaires et le personnel comme les formateurs. Plus vous proposez de formations différentes et plus cette tâche peut s’avérer chronophage et fastidieuse. Le logiciel de gestion destiné aux centres de formation vous permettra entre autres d’envoyer des questionnaires adaptés pour l’évaluation des stages avec une gestion des retours pour plus de facilité. Vous pouvez également gérer simplement les commandes des clients, établir une fiche formateur comprenant diverses informations comme les dates d’actualisation d’entretien. Pour une organisation optimale, le logiciel affiche les informations par stagiaire et classe les données par type de formation et par durée avec indication des montants. Vous pouvez créer et gérer des formations avec des clients multiples et le logiciel s’occupe de suivre l’état d’avancement des conventions ayant été retournées. Même vos factures clients peuvent être générées de façon automatique.
Gestion du planning
Le logiciel vous permettra aussi d’établir un planning détaillé regroupant les sessions de formations, les dates et les lieux de formations. Au quotidien, il vous aidera à gérer les absences de stagiaires, et à saisir les dates de rentrée de chacun des stagiaires participant. Il peut mettre en place un animateur virtuel et des modes de sessions à distance pour s’adapter à vos besoins et permettre des formations non présentielles. Vous avez donc tout intérêt à adopter un tel logiciel pour mieux gérer votre organisme de formation et pouvoir rester opérationnel sur tous les fronts sans pour autant laisser de côté une seule des tâches qui vous incombent. Si vous n’aimez pas déléguer, c’est la solution idéale. Pratique, fiable et simple à utiliser, vous ne pourrez bientôt plus vous en passer.
